Comment organiser sa bibliothèque ?

Auteur : César Astudillo - CC-BY-NC - Source : Flickr

Auteur : César Astudillo – CC-BY-NC – Source : Flickr

Ce billet inaugure une série autour de la question de l’organisation des documents dans Zotero. Cette organisation peut en effet s’appuyer sur différents outils − collections, marqueurs et recherche enregistrées − ce qui permet de gérer finement le classement et la cohérence interne de la bibliothèque. Je propose ici de commencer par vous les présenter : chacun d’entre eux possèdent des avantages comme des inconvénients qu’il est bon de connaître avant de se lancer.
La série de billets se poursuivra par des cas concrets d’organisation de bibliothèques personnelles. L’idée est de montrer par l’exemple que des contraintes et des objectifs différents peuvent engendrer des pratiques différentes, et in fine d’illustrer la variété des usages possibles de Zotero. En attendant, retrouvez un premier exemple avec le billet « Gérer la documentation II- Une approche possible utilisant Zotero » de Franziska Heimburger dans la Boîte à outils des historiens.

Notez que toute personne volontaire pour présenter en un petit billet sa manière de faire sera chaleureusement accueillie !

Les collections

Fonctionnement des collections

L’icône associée à la collection est le dossier, mais une collection de Zotero s’apparente davantage à une liste de lecture iTunes qu’à un dossier Windows. Détaillons quelques caractéristiques des collections pour rendre plus concrète cette analogie.

zotero_collection

Créer une collection

  • Un document peut apparaître dans plusieurs collections, mais il existe en un seul exemplaire dans la bibliothèque.
  • Par défaut, glisser un document de la collection x dans la collection y l’ajoute à la collection y mais ne le retire pas de la collection x.
  • Supprimer une collection ne supprime pas forcément les documents de la collection.
  • Retirer un document d’une collection diffère de le supprimer de la bibliothèque.

Soulignons également que les collections de Zotero ne sont par défaut pas récursivesi. e. les documents d’une sous-collection n’apparaissent pas dans la collection supérieure. Vous modifiez ce paramètre ainsi :

  • saisissez about:config  dans la barre d’adresse de Firefox,
  • cherchez extensions.zotero.recursiveCollections,
  • indiquez la valeur true.

Comment utiliser les collections?

Vous ajoutez une collection à un document de différentes manières :

  • en sélectionnant la collection dans laquelle vous souhaitez classer le document lors de l’enregistrement de ce dernier ;
  • en important un fichier bibliographique (au format .ris, .bib, etc.) : une collection portant le nom du fichier est automatiquement créée et les documents classés dans cette collection ;
  • en glissant un document déjà enregistré dans une collection ;
  • en glissant + Maj un document de la collection x dans la collection y, vous le retirez de la collection x et vous lui ajoutez la collection y.
Les plus des collections
  • Vous pouvez créer des collections temporaires (pour des projets par exemple) : leur suppression n’entraîne pas la suppression des documents ni ne modifie leur organisation antérieure.
  • En un clic-droit, vous exportez la collection (au format RIS, CSV, etc.) et vous créez une bibliographie à partir de la collection.
  • Les collections apparaissent dans la fenêtre classique d’ajout de citation de l’extension pour traitement de texte et peuvent faciliter dans ce contexte la navigation dans la bibliothèque.
Les moins des collections
  • La fenêtre dans laquelle les collections apparaissent est très petite : allez-vous vous repérer si vous créez plus de 3 ou 4 collections, avec chacune des sous-collections?
  • Visualiser les collections d’un document immédiatement et rapidement n’est pas aisé : vous devez sélectionner le document et appuyer sur Ctrl pour afficher en surbrillance les collections que vous lui avez ajoutées.
collection_doc

Visualiser les collections d’un document

Les marqueurs

Fonctionnement des marqueurs

Les marqueurs (tags) désignent les mots-clés que vous récupérez en même temps que les documents (auto keywords par exemple) et/ou que vous ajouter vous-même aux documents. Un marqueur n’existe pas indépendamment d’un document :

  • pour créer un marqueur vous devez l’ajouter à l’un des documents qu’il doit caractériser,
  • lorsque le dernier document comportant un marqueur est supprimé, ce marqueur l’est également (sauf s’il est coloré, cf. infra.).

Vous pouvez distinguer les marqueurs que vous utilisez le plus en leur attribuant une couleur et un raccourci clavier (clic-droit sur le marqueur) :

  • le marqueur pour lequel le raccourci 1 est défini apparaît toujours en 1er dans la fenêtre des marqueurs,
  • une pastille de couleur identifie les documents auxquels il est associé dans la liste des documents,
  • il vous suffit d’appuyer sur 1 pour associer/retirer le marqueur à un ou des documents.

Le clic-droit sur un marqueur vous permet aussi de le supprimer ou de le renommer ; la mise à jour est automatique dans tous les documents auquel le marqueur est associé.

marqueurs

Filtrer la liste des marqueurs et utiliser les marqueurs de couleur

Comment utiliser les marqueurs?

Récupérer automatiquement les marqueurs s’avère souvent une source de bruit et d’ambiguïté considérable. Un même concept pourra en effet être exprimé par plusieurs marqueurs, correspondant à des chaînes de caractères différentes (mot au pluriel et au singulier, autres formes fléchies, synonymes, etc.), tandis que certains des marqueurs enregistrés ne seront pas pertinents pour vous. L’ajout automatique des marqueurs peut être désactivé dans les Préférences > Générales.

Comment créer plusieurs marqueurs? Et associer un marqueur à plusieurs documents? Et plusieurs marqueurs à plusieurs documents?

  • Dans l’onglet « Marqueur » d’un document, vous créez plusieurs marqueurs simultanément en les séparant par Maj.+Entrée ou par copie d’un fichier multi-ligne.
  • Pour associer un marqueur à un ensemble de documents, vous glissez les documents sur le marqueur.
  • Vous copiez l’ensemble des marqueurs d’un document et les associez à un ou plusieurs autres documents grâce au module complémentaire Zutilo.
Les + des marqueurs
  • Vous créez de très nombreux marqueurs sans risque de redondance : l’auto-complétion à l’ajout d’un marqueur évite de créer des entrées concurrentes, et vous vous repérez aisément dans une multitude de marqueurs en filtrant la liste des marqueurs.
  • L’onglet « Marqueurs » d’un document permet de visualiser et modifier immédiatement et très rapidement les marqueurs qui lui sont associés.
  • Les marqueurs facilitent la recherche dans la bibliothèque : sélectionner un ou plusieurs marqueurs filtre la liste des documents pour n’afficher que ceux auxquels ce ou ces marqueurs sont associés.
  • Les marqueurs colorés permettent d’utiliser encore plus facilement 6 mots-clés.
Les - des marqueurs
  • Les marqueurs n’apparaissent pas dans la fenêtre classique d’ajout de citation de l’extension pour traitement de texte…
  • … mais il sont indexés et peuvent être cherchés grâce au moteur de recherche de Zotero.

Les recherches enregistrées

Fonctionnement des recherches enregistrées

Que vous préfériez les collections ou les marqueurs ou que vous utilisiez les deux, les ajouter aux documents prend du temps. Il convient donc de les réserver à un ajout d’information : les documents de votre bibliothèque sont très riches et contiennent beaucoup d’informations (date, auteur, revue, etc.). Pourquoi créer une collection par année ou par auteur, alors qu’il suffit de retrouver l’information dans les documents?

Comment utiliser les recherches enregistrées ?

Les recherches enregistrées équivalent à des entrées de classement qui se mettent à jour automatiquement. Le formulaire de recherche avancée vous permet de créer des requêtes complexes grâce à :

  • la syntaxe de recherche,
  • la possibilité de combiner tous les champs, y compris les champs « Marqueur », « Collection (de Zotero) » et « Contenu de la pièce jointe » (si vous enregistrez les fichiers joints dans Zotero).

Ce dernier outil d’organisation représente une potentielle source d’économie de collections et de marqueurs (et donc de temps) : avant de créer une collection ou un marqueur, assurez-vous que vous ne pouvez pas parvenir au même résultat grâce à une recherche enregistrée.

recherche_enregistree

Créer et enregistrer une recherche

En conclusion, vous aurez sûrement perçu au travers de ce billet la méthode d’organisation que je promeus :

  • faire un usage très limité des collections, en les réservant le plus souvent à des regroupements temporaires de documents pour un projet déterminé,
  • recourir presque exclusivement aux marqueurs pour créer des points d’accès aux documents,
  • créer autant que possible des recherches sauvegardées pour automatiser le classement.

Bref, je caractérise beaucoup et classe peu. Et vous ?

 

 


Frédérique Flamerie

Des études de philosophie m'ont menée à la Bibliothèque nationale de France en 2004, puis aux bibliothèques de l'UPMC en 2007.

More Posts

Follow Me:
TwitterLinkedIn

Vous aimerez aussi...

8 réponses

  1. Merci pour ce billet 🙂
    Je regrette de ne pas pouvoir insérer une capture d’écran de ma bibliothèque dans le commentaire…

  2. Excellent billet, merci!

    J’ai une structure de base de collections et de notes que tout le monde peut récupérer ici https://www.zotero.org/groups/130960
    Je m’en sers dans les cours et les activités de formation en compétences informationnelles à l’U. de Montréal.

    Bon temps des Fêtes, Zotero! Ho!Ho! Ho!

  3. phelly dit :

    merci beaucoup, ça faisait un moment que je conseillais aux étudiants en formation de ne pas abuser des collections et de passer par les marqueurs et la barre de recherche, mais je ne connaissais pas du tout les recherches enregistrées!

  4. CathBren dit :

    Excellent billet en effet, merci beaucoup!

  5. Laube dit :

    Merci en effet pour ce billet. A noter que les collections peuvent aussi avoir un intérêt quand on utilise Zotero en connexion avec ZotSPIP (affichage des références d’une collection/ sous-collection donnée dans une page d’un site spip ), ou que les tags sont réservés à d’autres différenciations.
    Par exemple, différenciation thématique au niveau des tags et différenciation plus « administrative / organisationnelle » avec les collections (chapitrage des thèses par exemple).

  6. Charles Davignon dit :

    Merci à Frédérique Flamerie pour ce très bon article sur le sujet! Très clair et simple pour ceux qui on plus-ou-mois de bonne compétence en informatique. C’est important l’organisation et grâce à des comme ceux-ci que l’on peut mieux le faire. Par ailleurs, j’ai récemment lu un article sur le sujet (plus précisément à l’intérieur d’une entreprise) sur PHPreaction http://phpreaction.com/communication/organiser-sa-documentation-mais-comment/

  1. 25 février 2016

    […] Comment organiser sa bibliothèque ? – Le blog Zotero francophone. Auteur : César Astudillo – CC-BY-NC – Source : Flickr Ce billet inaugure une série autour de la question de l’organisation des documents dans Zotero. Cette organisation peut en effet s’appuyer sur différents outils − collections, marqueurs et recherche enregistrées − ce qui permet de gérer finement le classement et la cohérence interne de la bibliothèque. Je propose ici de commencer par vous les présenter : chacun d’entre eux possèdent des avantages comme des inconvénients qu’il est bon de connaître avant de se lancer. La série de billets se poursuivra par des cas concrets d’organisation de bibliothèques personnelles. […]

  2. 8 août 2016

    […] Hypotheses […]

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *