Bibliothèque de groupe : quelques pistes pour collaborer efficacement

« Team » flickr photo par dtype – https://flickr.com/photos/dtype/29762481 – Creative Commons (BY-NC)

Ce billet s’inspire largement du billet de Pegasus Librarian, Best Practices for Groups using Zotero, ainsi que d’expériences personnelles de groupe. Si Zotero permet très facilement de créer des bibliothèques partagées, il importe de définir a minima quelques principes de fonctionnement, afin d’assurer la cohérence de votre bibliothèque et de faciliter son usage par les contributeurs. Nous vous proposons donc, en trois sections, quelques pistes pour construire efficacement votre espace de travail bibliographique partagé.

Si vous n’avez jamais créé de groupe, la documentation du site de Zotero, ainsi que divers tutoriels dont le BiBlioGuide de Sorbonne-Universités, vous permettront de vous familiariser avec leur fonctionnement de base.

Bibliothèque de références bibliographiques seules ou bibliothèque de fichiers?

« Connected » flickr photo par Piyushgiri Revagar – https://flickr.com/photos/p_revagar/26611194315 – Creative Commons (BY-NC-ND)

L’une des premières question à se poser est celle des fichiers joints (sous toutes leurs formes : fichiers texte pour les articles, image pour les figures, cartes, etc.) : souhaitez-vous créer une bibliothèque de groupe pour partager uniquement des références bibliographiques, ou également des fichiers?

Si vous choisissez la première option, veillez à bien spécifier dans les préférences de la bibliothèque de groupe No group file storage : cela évitera toute utilisation intempestive de l’espace de stockage du propriétaire du groupe.

capture écran

Page de groupe sur le site Zotero, rubrique « Library settings »

Si vous souhaitez en revanche constituer une bibliothèque de fichiers, il importe d’anticiper l’espace de stockage en ligne dont vous aurez besoin, et de prévoir des règles minimales de gestion des fichiers.

Les 300 Mo d’espace de stockage gratuit du propriétaire du groupe risquent en effet d’être rapidement saturés en fonction du nombre de contributeurs du groupe et de l’ampleur de votre bibliothèque. Si certaines universités comme Aix-Marseille et son AMUbox offrent à leurs membres un espace WebDav utilisable pour la synchronisation des fichiers joints de bibliothèques personnelles, le recours à cette option s’avère impossible pour une bibliothèque de groupe, comme cela est détaillé notamment dans cette discussion du forum.

Il est en revanche possible d’augmenter votre capacité de stockage sur le serveur Zotero. Louer de l’espace de stockage Zotero représente certes un coût financier, mais ce coût peut s’avérer minime en regard de l’économie de temps et d’énergie qu’il permet. Si votre projet de recherche dispose d’un budget même modeste, cette dépense mérite d’être considérée : vous économiserez ainsi les envois multiples de fichiers par courriel (service de transfert de fichier ou autre), la démultiplication des téléchargements et de l’organisation des fichiers par chacun des contributeurs, etc. Zotero propose aussi une offre institutionnelle, qui peut être souscrite à l’échelle d’un laboratoire comme à celle d’une université.

Enfin, votre bibliothèque commune de fichiers sera d’autant plus cohérente que vous adopterez des règles communes de nommage de fichiers, automatisables et configurables grâce à ZotFile, auquel nous ne manquerons pas de consacrer un nouveau billet prochainement, et dont vous trouverez une présentation en français dans le BiblioGuide Zotero de Sorbonne-Universités.

Ranger, classer, catégoriser?

« Files » flickr photo par Nick Lockey – https://www.flickr.com/photos/nicklockey/6776864793/ – Creative Commons (BY-NC-ND)

De même que pour le nommage des fichiers, des règles d’organisation communes minimales permettront à votre bibliothèque de conserver sa cohérence et d’être plus aisément utilisables par tous les contributeurs.

Que vous soyez adeptes des marqueurs, des collections ou des recherches enregistrées (nous espérons que notre précédent billet vous aura convaincu de la grande efficacité des marqueurs et des recherches enregistrées), le plus important demeure d’expliciter et de documenter vos choix d’organisation, afin que chacun puisse se les approprier et surtout les appliquer.

Ce mode d’emploi peut efficacement prendre la forme d’un document de la bibliothèque auquel seront attachés :

  • une note descriptive pour les collections, comportant la liste des collections et détaillant le champ d’application de chacune d’elles,
  • une note descriptive pour les marqueurs, comportant la liste des marqueurs et détaillant le champ d’application de chacun d’eux,
  • une note descriptive pour les recherches enregistrées, comportant la liste des recherches enregistrées et détaillant le champ d’application de chacune d’elles,
  • tous les marqueurs utilisables : cela permettra de disposer de l’ensemble des marqueurs dès la création de la bibliothèque, et évitera la suppression intempestive de l’un d’eux s’il n’est plus utilisé dans un document.
copie d'écran mode d'emploi

Un mode d’emploi compact et complet pour votre bibliothèque de groupe

Pensez bien sûr à actualiser ce mode d’emploi au fur et à mesure de l’évolution de l’organisation de votre bibliothèque.

Si vous recourez aux collections, classer ce document dans toutes les collections permettra à chacun de vérifier facilement le champ d’application de la collection en cours. Une alternative est la création d’une note indépendante pour chaque collection.
Afin que les principales règles d’organisation soient visibles de tous, n’hésitez pas à les reporter dans la Description de votre groupe ; elles seront ainsi affichées lisiblement sur la page web de votre groupe.
Si vous utilisez ne serait-ce que minimalement les marqueurs, décocher la récupération automatique des marqueurs dans les préférences de Zotero évitera de parasiter la liste de vos marqueurs avec des mots clés inutiles.
copie d'écran préférences

Préférences de Zotero : ne pas récupérer de marqueurs automatiquement

Enfin, n’oubliez pas que les collections, les marqueurs et les recherches enregistrées peuvent non seulement organiser intellectuellement votre bibliothèque, mais aussi contribuer à sa bonne gestion et revêtir une fonction utilitaire. Une recherche enregistrée sur le critère Type de fichier joint vous permettra par exemple de repérer rapidement les documents pour lesquels aucun fichier n’est joint.

Derniers conseils pour la route

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« arrows » flickr photo par Dean Hochman – https://www.flickr.com/photos/deanhochman/9791938296/ – Creative Commons (BY)

Terminons ces quelques recommandations par de derniers conseils variés.

  1. Chacun des contributeurs membres du groupe Zotero doit avoir son propre compte Zotero : partager les identifiants d’un même compte posera immanquablement divers problèmes, notamment si les contributeurs qui utilisent le même compte souhaitent synchroniser leur bibliothèque personnelle.
  2. Déterminez votre méthode d’alimentation de la bibliothèque de groupe. Certains préfèrent enregistrer d’abord les documents dans leur bibliothèque personnelle pour ajouter le texte intégral, les mots clés, etc. D’autres au contraire préfèreront conserver distinctes les deux bibliothèques et enregistreront directement les documents à partager dans la bibliothèque du groupe.
  3. Dans les deux cas, veillez à corriger et compléter si nécessaire les références bibliographiques ; Zotero peut vous aider pour certaines petites corrections, comme nous l’avons détaillé dans un précédent billet.
  4. Ne négligez pas la fonction Connexe, qui vous permet de lier plusieurs documents Zotero entre eux. Connexe relie ainsi les différentes versions d’une même oeuvre, les figures de l’article dans lequel elles sont insérées, etc. Dans le cadre d’un travail collaboratif, il indiquera surtout aux autres contributeurs les connexions que vous avez établies entre différents documents.
  5. Vous disposez d’un peu de temps, d’une connexion internet mais non de votre bibliothèque locale Zotero? Depuis votre espace en ligne, vous pouvez toujours éditer les références bibliographiques (pour ajouter des mots clés ou un fichier joint par exemple) ou en ajouter grâce à l’applisignet Zotero. Cette  option peut être un bon moyen d’associer à votre groupe des contributeurs non utilisateurs de Zotero.

Avez-vous aussi des conseils pour la route à partager ? Rendez-vous à l’Urfist de Bordeaux en novembre ?


Frédérique Flamerie

Des études de philosophie m'ont menée à la Bibliothèque nationale de France en 2004, puis aux bibliothèques de l'UPMC en 2007.

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1 réponse

  1. 10 juin 2017

    […] milhit Un billet fort intéressant sur l'utilisation des bibliothèques de groupes dans #zotero http://zotero.hypotheses.org/1311 In conversation il y a quelques secondes de Qvitter lien […]

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