Optimiser l’organisation de sa bibliothèque

La rédaction du blog Zotero francophone est très heureuse d’accueillir un billet invité de Pascal Martinolli, bibliothécaire à l’université de Montréal, où se sont déroulées les premières formations universitaires à Zotero en français en Amérique du Nord en 2011. Ce billet propose de bonnes pratiques de structuration de sa bibliothèque Zotero, et s’inscrit ainsi dans la suite de nos deux précédents billets “Comment organiser sa bibliothèque?” et “Bibliothèque de groupe : quelques pistes pour collaborer efficacement“.

Sommaire

• Introduction
• Principe général
• Classement par collections
• Indexation par marqueurs
• Exemples de projets de recherche
• Conclusion
• Références

Note terminologique

Dans ce billet, le terme « référence » correspond à « document » dans Zotero (Item dans la version anglaise), c’est-à-dire l’élément contenant les informations bibliographiques et les marqueurs, et auquel on peut joindre des notes filles et des fichiers.

Introduction

Ce billet est destiné à tous les utilisateurs de Zotero pour la création d’une bibliothèque de références, individuellement ou en équipe, à moyen ou à long terme, de même qu’aux formateurs et aux conseillers qui les accompagnent.

En guise d’introduction de mes formations Zotero, j’annonce que le logiciel permet non seulement de rédiger automatiquement des références bibliographiques dans le style choisi, mais aussi de se constituer une base de connaissance. En effet, une bonne gestion de la lecture des documents trouvés au fil des recherches augmente la qualité des travaux produits. C’est une fonctionnalité émergente du logiciel que les chercheurs découvrent rapidement et dont ils comprennent la valeur ajoutée : non seulement pour la sélection des références, mais surtout pour l’organisation et l’annotation de celles-ci.

En tant que formateur de Zotero et accompagnateur de groupes de recherche à l’Université de Montréal, j’offre présentement mes conseils pour une dizaine de projets, comportant des bibliothèques de moins de 5000 références et des thésaurus d’une centaine de marqueurs.

Je propose ici de bonnes pratiques éprouvées d’organisation des références par classement et par indexation. Le but principal est de mieux retrouver les références dans ses bibliothèques par la suite et d’offrir un support de réflexion pour structurer ses projets de recherche.

Principe général

Je dis aux étudiants que s’ils ont moins de 50 références dans leur bibliothèque, ils peuvent ignorer toutes les bonnes pratiques d’organisation. S’ils ont entre 50 et 300 références, ils peuvent s’appuyer sur un classement par collections. Enfin, s’ils ont plus de 300 références, ils vont devoir y rajouter un système d’indexation par marqueurs.

Le fonctionnement des marqueurs et des collections est décrit dans la page “Collections et marqueurs” de la documentation Zotero.

Classement par collections

Placer des références dans des collections reste le système d’organisation le plus simple. C’est facile à faire techniquement : il suffit de glisser-déposer une référence dans une ou plusieurs collections. Cognitivement, c’est aussi une organisation aisément compréhensible. En effet, on positionne un objet dans un contenant et on sait qu’on peut le retrouver en ouvrant celui-ci (un peu comme une liste de lecture de fichiers audio mp3). La nature des collections de Zotero permet même de glisser-déposer une même référence dans plusieurs collections. C’est un avantage qui le différencie des systèmes de fichiers et de dossiers d’un système d’exploitation d’ordinateur.

Il est possible de faire des arbres de collections et de sous-collections plus ou moins spécifiques. Ces arbres de collections peuvent correspondre à différents besoins. Vous en trouverez des exemples parmi les ressources associées au billet « Comment organiser sa bibliothèque ?» dans la bibliothèque de groupe Zotero zfrancophone : accès par le marqueur, accès par la collection.

Créer un arbre de collections contenant des méthodes

J’ai appelé le mien ZotLog (log pour « journal de bord »). Il contient des sous-collections comme À Évaluer, À numériser, À lire d’urgence, Pas intéressant, etc. Quand une nouvelle référence est ajoutée dans ma bibliothèque, je la place d’abord dans À Évaluer, puis après je la fais voyager dans d’autres sous-collections selon sa pertinence. Elle termine enfin son voyage dans un arbre de collections thématiques.

Cet arbre permet de casser le flot de documents qui peut faire exploser ma bibliothèque de références non lues, non évaluées, non pertinentes, oubliées…

ZotLog contient aussi une sous-collection contenant des notes de recherche sous la forme de notes indépendantes : les moteurs Web interrogés, les bases de données utilisées, les listes de mots-clés qui fonctionnent bien, les experts d’un domaine, les revues dans lesquelles j’aimerais publier.

Créer des arbres de collections thématiques

Je rassemble des références selon des thèmes très larges, selon des disciplines ou des projets actuels ou terminés.

Limites du classement par collection

J’ai remarqué que le système de classement est efficace pour moins de 300 références (ou plus, si les références sont des séries). Si votre bibliothèque contient plus de 300 références, le classement par collections va devenir moins efficace. Voici quelques raisons.

• Collections trop volumineuses
• Multiplication des sous-collections
• Difficulté à croiser des collections pour repérer des références : il est possible de croiser des collections en créant des recherches enregistrées mais c’est moins facile qu’avec le système des marqueurs (voir plus bas).
• Exportation de références sans leur disposition dans des collections. En effet, cette information n’est pas exportée dans des formats comme BibTeX, CSV ou RIS. Voir la partie sur la portabilité du billet “Comment organiser sa bibliothèque?” pour en savoir plus.

Indexation par marqueurs

Pour organiser un grand nombre de références, l’indexation par marqueurs est le système le plus robuste. Il a été testé avec succès pour des bibliothèques de 5000 références, mais je pense qu’il est pertinent pour des corpus encore plus grands.

Avantages

Son intérêt principal est de pouvoir croiser plusieurs marqueurs pour repérer rapidement les références pertinentes. Par ailleurs, si le marqueur est coloré avec une des neuf couleurs proposées, le repérage est encore plus aisé, puisque cela fait apparaître une pastille colorée à côté des références qui contiennent ce marqueur. Les couleurs sont très utiles pour les travaux en cours. Par la suite, on peut supprimer la couleur utilisée pour les travaux terminés, afin de l’assigner à des marqueurs pour d’autres projets.

Il est possible de faire coexister plusieurs types de marqueurs en parallèle : marqueurs de méthodes, d’évaluation, de description, de thèmes, de projets, etc. Je recommande aussi de faire coexister un système de classement par collections et un système d’indexation de marqueurs, les deux étant complémentaires.

Il est aussi possible d’ajouter ou de retirer facilement des marqueurs par lot.

De plus, les marqueurs sont intégrés directement aux données de chaque référence, ce qui rend possible leur exportation sans perte d’information, lorsque les logiciels le permettent. C’est une des raisons pour lesquelles nous ne recommandons pas Mendeley : les chercheurs sont captifs du logiciel, puisqu’ils ne peuvent pas exporter les informations du champ Keywords.

Détail technique : je vous conseille de faire précéder votre marqueur unique du caractère _ (barre de soulignement ou underscore). Cela va :

• signer votre marqueur,
• le faire apparaître en haut des listes,
• et vous allez le distinguer plus facilement des marqueurs importés automatiquement.

Pour faciliter le repérage des documents, il est important de garder une homogénéité des marqueurs et d’éviter les variantes de marqueurs concurrents (ex : _woman _women). Aussi je recommande de :

• choisir d’écrire tous ses marqueurs soit au singulier soit au pluriel;
• rédiger vos marqueurs en minuscules, car les marqueurs de Zotero sont sensibles à la casse (ex : _Jeu _jeu) et aux diacritiques (ex: _idée _idee).

Notez que le système d’« auto-complétion » lors de l’ajout d’un marqueur permet d’utiliser un bon marqueur déjà existant et limite ainsi le risque de création de marqueurs concurrents.

Comment faire ?

Pour mettre en place un système d’indexation, il va falloir suivre les étapes suivantes.

1. Sélectionnez des marqueurs de méthode.
2. Sélectionnez des marqueurs d’évaluation ou de description.
3. Concevez une liste contrôlée de marqueurs thématiques uniques (on dit thésaurus documentaire).
4. Indexez toutes les références de votre bibliothèque en leur attribuant les marqueurs pertinents.
5. Faites vivre votre liste de marqueurs.

Marqueurs de méthode

Voici des marqueurs de méthode très utiles, voire essentiels. À vous de sélectionner et utiliser ceux qui vous semblent pertinents pour vos travaux.

• _nettoyé : Pour indiquer que toutes les informations de la référence ont été vérifiées (complètes, exactes, dans les bons champs) et que celle-ci peut être citée sans erreur dans vos travaux.
• _lu : Pour les documents lus, les émissions regardées, les podcasts écoutés, etc. C’est plus motivant qu’un marqueur _à lire puisqu’on a l’impression de marquer des points pour chaque _lu. À moins que l’on préfère rayer les travaux terminés en retirant les _à lire. À vous de choisir votre méthode selon vos préférences. Notez que dans le cas d’une bibliothèque partagée en équipe, il faudrait remplacer _lu par les initiales de chacun. Moi, c’est _pm par exemple.
• _urgent à lire : Pour repérer quelques références à lire en priorité dans le prochain mois, par exemple.

Voici d’autres marqueurs optionnels de méthodes.

• _bibliographie analysée : La bibliographie a été parcourue et toutes les autres références pertinentes qui s’y trouvent ont été récupérées dans la base de données de références bibliographiques.
• _[nom du projet] : Marqueur de projet (exemple : _tp2, _chapitre5these, _conference2020, etc.). Notez que pour les projets en cours, je préfère les collections. J’utilise le marqueur _[nom du projet] pour archiver un projet terminé.

Marqueurs d’évaluation et de description

Voici une série de marqueurs destinés à décrire et évaluer brièvement le contenu et la valeur d’un document. C’est plus rapide et simple qu’une annotation complète. De plus, on peut faire des tris.

Les deux essentiels sont :

• _publication majeure : Pour moins de 5 % de vos références. Ce sont les références les plus solides sur lesquelles vous pouvez vous appuyer.
• _pas intéressant : Ne supprimez pas les références que vous avez jugées non exploitables pour vos recherches. En effet, il est très possible que dans six mois ou un an, vous ayez oublié votre évaluation. Garder une trace de cette évaluation négative est très utile.

Vous pouvez aussi adopter un système plus fin en donnant une cote chiffrée à votre document.

• _0.99 : Études solides basées sur des données probantes que vous avez vous-même vérifiées minutieusement.
• _0.66 : Confiance mesurée, les critères d’autorité semblent bons, mais vous n’avez pas vérifié attentivement. C’est souvent la cote la plus utilisée des quatre.
• _0.33 : Douteux. Vous remarquerez qu’il n’y a pas de cote _0.50 : il faut prendre une décision pour une source.
• _0.00 : Foutaise.

Vous pouvez aussi utiliser des marqueurs plus qualitatifs et objectifs.

• _révisé par les pairs : Article relu et évalué par un comité de lecture (peer-reviewed).
• _contextuel : Dépend fortement du contexte de l’étude, on ne peut pas généraliser.
• _répliqué : L’étude a été répliquée ou reproduite.
• _empirique : Étude basée sur une expérience ou des faits (pas théorique).
• _méta analyse : Synthèse de plusieurs études, revue systématique ou revue de littérature, etc.

Conception d’un thésaurus de marqueurs thématiques

Vous allez utiliser une liste contrôlée de marqueurs thématiques uniques. De la même manière que pour les marqueurs précédents, il faut qu’il existe un seul marqueur pour un seul concept. Cela va permettre de rassembler les références autour des mêmes idées et de les repérer plus efficacement. Ainsi, lorsque vous voulez retrouver toutes les références sur un sujet, vous n’avez qu’à combiner les marqueurs uniques pertinents.

Version simple

Décidez d’un marqueur pour chacun de vos grands projets. Toutes les références liées à ce projet ont ainsi un seul et même marqueur. Le projet peut être assez large et englober plusieurs thèmes. Cette technique fonctionne assez bien car souvent nous retenons ou sélectionnons les choses en fonction d’un objectif. Notez que les projets futurs n’ont pas besoin d’être réalisés un jour. Ils existent surtout pour rassembler des documents autour d’eux. L’avantage de cette technique c’est que vous avez peu de marqueurs thématiques à gérer et ils sont tous au même niveau.

Version avancée

La version avancée de la gestion des marqueurs thématiques consiste à créer une liste contrôlée de marqueurs uniques thématiques, d’un ou de deux niveaux, avec tous les synonymes possibles.

Recommandations

• Créez un tableau à deux colonnes dans un logiciel de traitement de texte. 1re colonne : le marqueur unique. 2e colonne : tous les synonymes possibles et les notes d’intention pour l’utilisation de ce marqueur.
• Vous pouvez télécharger un modèle de tableau au format ODT pour LibreOffice (cliquer sur le lien puis sur Download) et consulter un aperçu de ce même tableau au format PDF.
• Il peut être inutile d’avoir un marqueur trop générique de votre discipline s’il illustre plus de 80% de vos références (exemple : _sociologie). Dans ce cas, il peut être intéressant d’utiliser plutôt un marqueur qui illustre l’inverse pour un nombre plus réduit de références (exemple : _hors sociologie).
• Si possible, commencez par 30-50 marqueurs maximum. Ne créez pas plus de 100 marqueurs uniques (pour 5000 références). Si vous croisez 4 marqueurs, il vaut mieux avoir 70 résultats avec du bruit (et à parcourir du regard) que 5 résultats trop précis (et perdre du temps à chercher d’autres marqueurs à croiser).
• Si possible, ne faites pas plusieurs niveaux de profondeur dans vos concepts. Je recommande 2 niveaux maximum : un niveau général et un niveau plus spécifique. Dans le cas où vous choisissez deux niveaux, créez une colonne entre la première et la dernière pour représenter le niveau 2.
• Concevez votre liste de marqueurs à partir d’un corpus de références déjà constitué. Cela va faciliter la création de marqueurs. En effet, il est plus difficile de penser à une liste de marqueurs quand on n’a pas encore récolté des références.
• N’hésitez pas à consulter le bibliothécaire ou le documentaliste de votre institution. Construire des thésaurus est le cœur de notre métier et cela va nous faire plaisir de vous conseiller.

Indexer toutes les références de votre bibliothèque

C’est la phase la plus longue et fastidieuse. Il va falloir que toutes vos références soient indexées avec les marqueurs pertinents.

Voici quelques recommandations.

• Colorez les marqueurs les plus utiles pour vous à partir du sélecteur de marqueurs (clic-droit > Attribuer une couleur).
• Commencez par indexer les références les plus importantes et les plus solides de votre corpus.
• Une référence importante devrait naturellement avoir plus de marqueurs qu’une référence moins importante.
• Un document très général aura souvent des marqueurs plus généraux. Des documents très précis (des articles par exemple) auront souvent des marqueurs plus spécifiques.
• Si vous avez deux niveaux de marqueurs thématiques, il faut qu’une référence possède au moins un marqueur thématique de niveau général. Si besoin, vous pouvez ensuite rajouter des marqueurs du niveau spécifique.
• Pour ne saisir qu’un seul marqueur, on pourrait avoir un marqueur générique abrégé, puis l’incorporer dans le nom de ses marqueurs spécifiques. Ex: utilisez _ci_plagiat à la place de _ci (abbréviation de compétences informationnelles) et _plagiat. Vous remarquez que le système d’auto-complétion répond mieux et que le sélecteur de marqueurs est bien classé.

• Il vous est possible d’indexer des références en lot.

1. Créez une collection. Placez-y toutes les références correspondantes à un marqueur. Ajoutez le marqueur à au moins une référence. Sélectionnez ensuite toutes les références et glissez-déposez-les vers le marqueur dans le sélecteur de marqueurs. Terminez l’opération en vidant la collection avec un clic-droit sur toutes les références > Retirer les documents de la collection. Recommencez pour un autre marqueur.
2. Avec l’extension Zutilo, vous pouvez copier tous les marqueurs d’une référence et les coller dans une ou plusieurs références.

• Imprimez la liste des marqueurs sur une feuille recto et collez-la sur la couverture de votre carnet de recherche pour visualiser en un coup d’œil tous vos marqueurs.

Faire vivre votre thésaurus

« It’s alive! »
(Frankenstein, 1931)

Un thésaurus est un outil qui évolue constamment. Dès sa création, des nouveaux marqueurs candidats vont se présenter régulièrement.

• Vous allez sûrement avoir besoin de nouveaux marqueurs au cours de vos recherches. Interrogez-vous bien sur leur pertinence, car il va falloir réviser toutes vos références pour les réindexer avec ces nouveaux marqueurs. Rappel : ne multipliez pas trop les marqueurs et privilégiez la colonne synonyme de votre thésaurus en réutilisant un marqueur existant.
• En cas de bibliothèque partagée, incluez toujours dans chaque réunion d’équipe un moment de négociation pour les marqueurs. Un thésaurus est aussi un outil de communication puissant dans un projet collaboratif. Nommez un administrateur du thésaurus.
• Pour fusionner deux marqueurs, sélectionnez-en un dans le sélecteur de marqueurs et renommez-le exactement comme l’autre.
• Vous pouvez vous constituer une référence avec tous les marqueurs de votre bibliothèque pour avoir toujours tous les marqueurs sous la main, même si aucune référence ne les possède.

1. Créez une référence de type “Document”. Titre = Mon thésaurus. Allez dans “Ma Bibliothèque” et sélectionnez toutes les références. Zutilo > Copier les marqueurs dans le presse-papiers. Collez les marqueurs dans un éditeur de texte comme Notepad++. Triez par ordre alphabétique. Supprimez tous les marqueurs ne commençant pas par _. Copiez tous les marqueurs. ATTENTION : Sélectionnez SEULEMENT la référence nommée Mon thésaurus et Zutilo > Coller les marqueurs depuis le presse-papiers.
2. Ajoutez une note fille expliquant comment utiliser les marqueurs.
3. Attachez en pièce jointe le fichier contenant le tableau à deux colonnes de votre thésaurus.

Exemples de projets de recherche

Pour conclure, je partage avec vous quelques exemples d’application de cette méthode dans différents projets auxquels j’ai été associé.

Science politique

Études cinématographiques

Études du jeu

Je diffuse cette bibliothèque de références en libre accès. Un fil RSS permet de suivre les nouveaux ajouts. Ne faites pas la même erreur que moi : j’ai conçu un thésaurus de 500 marqueurs, ce qui est trop pour 4000 références.

Conclusion

Désormais, je consacre la moitié du temps de formation à Zotero pour ces aspects d’organisation. En effet, ils sont plus intéressants et stimulants à introduire pour le formateur, car ils suscitent plus d’échanges et de questions et moins de « clic-boutons ». Par ailleurs, les fonctions classiques d’importation et de citation n’ont besoin que d’une initiation minimale, l’étudiant pouvant ensuite découvrir toutes les autres options par lui-même. Par contre, les bonnes pratiques d’organisation et les méthodes de travail ont besoin d’être expliquées en détail. Pour pouvoir témoigner des écueils et des succès auprès des étudiants, je recommande au formateur qu’il se crée sa propre bibliothèque sur un sujet qui l’intéresse et ensuite de pousser le plus loin possible la revue de littérature sur ce sujet.

Développer une compétence en création de thésaurus permet aussi au bibliothécaire de participer aux équipes de recherche dès le début de leurs projets et de les accompagner dans la durée. Dans notre université, ce rôle est joué par le bibliothécaire disciplinaire. Ce type de service s’inscrit dans le mouvement de l’embedded librarian qui intègre le bibliothécaire à la recherche dans son institution.

Mise à jour du 2020-04-24 : suivez une synthèse de ces méthodes dans la vidéo : Zotero : Gérer sa bibliothèque de références (webinaire – durée 1h02)

Et vous ? Avez-vous des astuces ou des bonnes pratiques d’organisation à partager ?

Remerciements : À Danièle Dégez et à Sylvie Dalbin, consultantes en thésaurus, dont j’ai eu la chance de suivre les enseignements à l’INTD. À Catherine Bernier et à Mathieu Thomas, bibliothécaires disciplinaires pour l’accompagnement des groupes de recherche. À Pascale Bellemare, bibliothécaire, et à l’équipe Zotero francophone, pour leur travail d’édition, de relecture et de correction.

Références

Ces références sont disponibles dans la bibliothèque de groupe Zotero francophone : accès par le marqueur et accès par la collection.

DALBIN, Sylvie, 2007. Thésaurus et informatique documentaires. Partenaires de toujours ? In : Documentaliste-Sciences de l’Information. 2007. Vol. 44, n° 1, p. 42‑55. DOI 10.3917/docsi.441.0042.

DÉGEZ, Danièle, 2009. Construire un thesaurus. In : Archimag. 2009. n° 222, p. 44‑45.

HUDON, Michèle, 2008. Guide pratique pour l’élaboration d’un thésaurus documentaire. Montréal : Éditions ASTED. ISBN 978-2-923563-17-6.

MARTINOLLI, Pascal, 2020. Thésaurus personnel pour collection de références bibliographiques [en ligne]. Montréal : Université de Montréal. [Consulté le 6 février 2020]. Matériel pédagogique. Disponible à l’adresse : https://github.com/pmartinolli/TM-MyThesaurus.

SEGUIN, Catherine, 2020. Bulletin de veille sur les compétences informationnelles : Intégration. In : Tribune Compétences Informationnelles [en ligne]. 21 janvier 2020. [Consulté le 19 février 2020]. Disponible à l’adresse : https://tribuneci.wordpress.com/2020/01/21/bulletin-de-veille-sur-les-competences-informationnelles-integration/.

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