Zotero Lab et Zotero Institution : retours d’expérience

Billet rédigé par ✏️ Marilou Bourque pour l’Université de Montréal, ✏️ Raphaël Grolimund pour la HEG de Genève, ✏️ Mathilde Panes et Vincenzo Palatella pour l’EPFL, ✏️ Sandrine Royer-Devaux pour l’Institut Pasteur

Freight Containers – auteur: Equipe Integrada – CC BY-NC-ND – source : https://flickr.com/photos/equipeintegrada/17047562901

Synchroniser Zotero est facultatif, mais peut répondre à deux besoins, celui de retrouver sa bibliothèque Zotero personnelle sur plusieurs périphériques (ordinateur de bureau, ordinateur privé, etc.) et celui de collaborer via des bibliothèques de groupe. Si on synchronise tout le contenu de ses bibliothèques (c’est-à-dire non seulement les références bibliographiques mais également les fichiers joints), on peut se heurter rapidement à une limitation, celle de l’espace de stockage en ligne gratuit sur les serveurs Zotero, de 300 Mo. S’il est possible de recourir à des services tiers (notamment les services WebDAV) pour les fichiers joints de sa bibliothèque Zotero personnelle, cette option ne s’applique pas pour les bibliothèques de groupe, pour lesquelles le recours au stockage Zotero est incontournable. Vous trouverez une présentation des différentes options possibles dans le schéma Être ou ne pas être dans Zotero : quel choix pour vos PDF et autres fichiers joints ?, supplément à notre billet ZotFile : un outil pour gérer vos PDF.

Afin que les utilisateurs soient déchargés de l’abonnement individuel au stockage Zotero, Zotero propose deux types d’offre collective : “Zotero Lab” adapté pour des équipes à partir de 15 personnes et “Zotero Institution” pour couvrir un organisme entier. Les tarifs, conditions et modalités de fonctionnement de ces offres sont détaillés dans la page “Zotero Lab and Zotero Institution” de la documentation Zotero. A la suite de l’appel à contribution lancé dans notre dernier bulletin de veille, nous vous proposons l’éclairage de quatre retours d’expérience concernant ces deux offres, autour des réponses aux questions suivantes.

  • Pourquoi choisir un abonnement institutionnel? Est-ce en réponse à une demande des utilisateurs ou s’agit-il d’une offre de votre part?
  • Avez-vous une approximation de la part des membres de votre institution ou de votre équipe qui utilisent un logiciel de gestion bibliographique? Et parmi ceux-là Zotero?
  • La souscription de cet abonnement va-t-elle de pair avec un renforcement des services bibliographiques que vous proposez à vos utilisateurs? Lesquels et comment?
  • Avez-vous prévu une forme de suivi de l’utilisation de cet abonnement? Comment? Avez-vous déjà de premiers retours de la part des utilisateurs?

Merci aux rédacteurs et rédactrices de ce billet à demi invité pour leurs contributions!

Sommaire

Zotero Lab à la HEG de Genève

La Haute école de gestion de Genève (HEG) est une haute école spécialisée suisse, une “université des métiers”, délivrant des titres, Bachelor ou Master, dans 4 filières d’études (économie d’entreprise, information de gestion, international business management et sciences de l’information – anc. information documentaire) et proposant de nombreuses formations continues. Elle compte actuellement 1’500 étudiant·e·s, 200 enseignant·e·s et assistant·e·s permanent·e·s, complété·e·s par plusieurs centaines d’enseignant·e·s vacataires représentant environ 20 ETP.

Le service informatique de la HEG a acquis 15 licences Zotero Lab à l’attention des personnes ayant une utilisation intensive de Zotero. Les licences sont attribuées sur simple demande auprès du service informatique.

Ce sont essentiellement des chercheur·euse·s qui utilisent les 12 licences actuellement attribuées. L’une d’entre elles est toutefois liée au compte de l’Infothèque.
L’Infothèque souhaite en effet héberger des bibliographies créées dans le cadre de mandats qu’elle confie à des étudiant·e·s (p. ex. https://www.zotero.org/groups/2601500/labiblio) ou mettre à disposition la bibliographie créée pour un événement organisé à la HEG (p. ex. Symposium HEG 2021).

L’espace de stockage d’un groupe étant pris sur l’espace personnel du propriétaire du groupe, l’Infothèque recommande aux propriétaires d’avoir un compte étendu ou illimité. Cette solution offre les meilleures garanties en terme de pérennité et de continuité du travail. Si un membre de l’équipe s’en va, cela ne pose pas de problème tant que ce n’est pas le ou la propriétaire du groupe. Ainsi, l’Infothèque recommande d’attribuer la propriété du groupe au/à la che/fe du labo, à la personne la plus susceptible de rester dans l’institution quand il s’agit d’un projet, ou à un compte générique, créé avec l’adresse de service, dans le cadre d’un service comme l’Infothèque.

C’est exactement ce que l’Infothèque a fait avec les quelques projets qu’elle a mandatés. La propriété du groupe a été attribuée à l’Infothèque lors de sa création ou elle lui a été transférée par les étudiant·e·s lors de la reddition du travail, en fin de mandat.

Même si nous ne sommes pas en mesure de le quantifier précisément, nous constatons que beaucoup d’étudiant·e·s utilisent Zotero au cours de leurs études, car les enseignant·e·s et les bibliothécaires le leur recommandent. Le style adapté de la norme ISO 690 pour l’école leur simplifie grandement la vie lors de la création de bibliographies. Cela dit, l’utilisation que les étudiant·e·s font de Zotero ne nécessite pas un stockage important. Les comptes Zotero Lab ne leur sont donc pas utiles.

Zotero Lab à l’Université de Montréal

Quel type de stockage pour Zotero offrez-vous à l’Université de Montréal ?

À l’Université de Montréal, nous soutenons l’utilisation de Zotero depuis plusieurs années. Depuis les débuts, nous recommandons bien sûr de privilégier l’ajout de liens dans le champ URL ou DOI plutôt que l’ajout du texte intégral PDF qui prend beaucoup d’espace de stockage et qui complexifie aussi le respect des droits d’auteur.

Et dans les préférences, nous leur suggérons toujours de décocher les deux cases de synchronisation des pièces jointes lorsque possible. Pour des bases de données personnelles volumineuses, nous suggérons parfois l’utilisation de serveurs webdav, dont ceux offerts gratuitement (voir les exemples mentionnés dans la documentation Zotero). Et tout dernièrement, nous avons fait un début d’analyse à savoir si nous voulions offrir l’abonnement à Zotero Institutionnel. Pour nous aider dans notre analyse, nous avons posé la question à notre Communauté de pratique sur les logiciels bibliographiques, une communauté regroupant principalement du personnel des bibliothèques qui offrent du soutien aux logiciels bibliographiques au Québec. La plupart nous ont répondu qu’ils ne pensaient pas aller vers un service comme Zotero Institutionnel car les coûts de cet abonnement dépassent largement les besoins réels. Par exemple, nous avons calculé qu’à l’Université de Montréal, il nous en coûterait environ 17’000$ dollars US annuellement (environ 16’350 euros). La plupart des usagers se contentent bien des 300 Mo offerts gratuitement par Zotero. C’est pourquoi nous avons plutôt décidé de débuter un projet pilote avec l’utilisation de Zotero Lab, avec un abonnement annuel de 15 comptes à stockage illimité à 450$ dollars US (433 euros).

Pourquoi choisir un abonnement Zotero Lab? Est-ce en réponse à une demande des utilisateurs ou s’agit-il d’une offre de votre part?

Nous avons commencé à utiliser Zotero Lab surtout pour nos besoins internes (ex. : bases de données de tests, projets spéciaux, etc.). Mais comme nous n’avions pas besoin des 15 comptes pour nos projets internes, nous avons souligné aux bibliothécaires que nous étions ouverts à des projets avec des professeurs/chercheurs, dans un contexte de projet pilote. Une bibliothécaire a reçu une demande d’un professeur de son département que nous avons acceptée. Pour l’instant, nous n’avons pas publicisé cette offre auprès de nos usagers. Nous répondons simplement aux demandes que nous recevons et il y en a peu pour l’instant.

Comment s’effectue la gestion des comptes Zotero Lab?

La première étape consiste à prendre connaissance de la demande et s’assurer qu’elle correspond aux paramètres de notre projet pilote : quel est l’objectif de la base de données, est-ce pour un groupe déjà créé ou non, est-ce que le groupe déjà créé respecte les règles du droit d’auteur, etc. ? Si tout est en règle, nous précisons aux demandeurs que c’est le bibliothécaire disciplinaire qui a un accès à Zotero Lab et que c’est celui-ci qui doit être propriétaire des groupes concernés. On leur rappelle les règles du droit d’auteur à respecter et notre offre de soutien à Zotero s’ils en ont besoin. S’ils acceptent nos conditions, on procède aux modifications de propriétaire de groupes existants et on vérifie l’ensemble de la base de données pour voir si tout est conforme ou si on peut leur faire des suggestions d’améliorations.

Avez-vous rencontré des problématiques particulières avec Zotero Lab ?

Pour l’instant, nous constatons que l’interface de gestion des comptes de Zotero Lab manque d’information. Et il n’y a pas beaucoup de documentation accessible. Par exemple, lorsqu’on devra supprimer un compte de Zotero Lab, au départ d’une bibliothécaire, on peut lire dans la documentation du site de Zotero que le compte en question risque de perdre des données s’il n’a pas recours à un nouveau mode de stockage adéquat.

Mais en même temps, nous n’avons pas accès à la taille de stockage occupée par le compte. Il aurait été intéressant de pouvoir retrouver cette information dans l’interface de gestion des comptes. Ainsi, nous déduisons qu’il faudra d’abord ajouter le compte du nouveau bibliothécaire à Zotero Lab, transférer tous les groupes à ce nouveau propriétaire, et ensuite supprimer le compte du bibliothécaire qui part, en s’assurant d’abord que celui-ci ne dépasse pas le 300 Mo offert gratuitement. Bref, cette procédure n’est pas bien documentée.

Avez-vous une approximation du nombre de personnes utilisant Zotero ou d’autres logiciels bibliographiques au sein de votre institution?

Nous avons effectué un sondage en 2014 sur le choix des logiciels bibliographiques de nos usagers, donc les données ne reflètent sûrement plus la réalité d’aujourd’hui. À l’époque, il y avait une forte proportion des usagers utilisant EndNote (59%) contre seulement 10% pour Zotero. Sûrement qu’aujourd’hui, beaucoup plus d’usagers optent pour Zotero car nous offrons de plus en plus de formations à ce logiciel.

Quelle est votre offre de service générale en lien avec les logiciels bibliographiques?

Nous offrons des formations, de la documentation et du soutien à l’utilisation des logiciels Zotero, EndNote et BibTeX. Toute l’information se retrouve sur notre site web, rubrique “Comment citer”. Nous développons des fichiers de styles francisés et des guides pour répondre aux besoins de l’Université de Montréal et nous avons aussi formé un sous-groupe de travail au sein de notre communauté de pratique sur les logiciels bibliographiques afin de voir si on ne peut pas améliorer collectivement notre gestion de ces fichiers. Notre communauté de pratique permet d’échanger entre formateurs sur des problématiques communes que nous rencontrons avec les différents logiciels bibliographiques. Elle nous permet aussi de poser nos questions, d’échanger nos trucs, nos documents de formation, dans le but d’offrir les meilleurs services à nos usagers. Et finalement, comme mentionné, nous offrons dernièrement de l’espace de stockage Zotero sous la forme d’un abonnement à Zotero Lab, en projet pilote pour l’instant.

Zotero Institution à l’Institut Pasteur

Fin janvier 2020, nous souhaitions remplacer notre dossier commun de documentation professionnelle par une bibliothèque partagée et avions donc besoin d’augmenter notre espace de stockage pour le service. C’est là que nous avons découvert l’offre institutionnelle de stockage illimité de Zotero. Nous avons demandé un devis pour nos 1200 scientifiques et cela nous a paru financièrement intéressant pour notre institution. Nous avons décidé de prendre en charge cet abonnement. Le temps de régler les questions de paiement, nous avons lancé le nouveau service durant le 1er confinement.

Une énorme majorité des scientifiques utilisent chez nous un logiciel de gestion bibliographique, pour ne pas dire l’intégralité. Quand je parle de scientifiques je parle des chercheurs, des enseignants chercheurs, des doctorants et des ingénieurs.
En revanche, nous ne savons pas bien quelle part représente les utilisateurs de Zotero au sein de cette communauté, d’autant plus que certains en utilisent plusieurs en même temps. Mais Zotero nous a indiqué que 474 utilisateurs de l’Institut Pasteur (au 10 mai 2022) utilisaient notre abonnement institutionnel, ce qui représente un bon tiers des scientifiques susceptibles de l’utiliser.

La souscription à cet abonnement n’a absolument rien changé à notre offre de services bibliographiques. Bénéficier de cette offre est extrêmement simple et nos utilisateurs semblent trouver très facilement comment en bénéficier puisque nous n’avons pas reçu de demande d’aide à ce sujet. De plus, nous n’avons pas fait beaucoup de publicité pour ce service : une simple annonce sur notre intranet au moment du lancement et une annonce lors de chaque formation à l’utilisation du logiciel.

En ce qui concerne le suivi de cette offre, nous allons continuer de demander une fois par an à Zotero le nombre de comptes utilisant notre abonnement institutionnel. Les retours que nous avons de nos utilisateurs lorsque nous leur annonçons qu’ils peuvent bénéficier du stockage illimité en déclarant simplement leur adresse email « @pasteur.fr » dans leur compte Zotero sont toujours très positifs. Nous n’avons pas d’autres retours pour l’instant ce qui signifie chez nous qu’ils sont heureux du service.

Zotero Institution à l’EPFL

L’EPFL (Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne) est une université technique suisse qui accueille des étudiant·es, professeur·es et collaborateur·trices de plus de 120 nationalités. A vocation à la fois suisse et internationale, l’EPFL est centrée sur trois missions : l’enseignement, la recherche et l’innovation. Selon les statistiques 2021, la communauté EPFL est composée de plus de 6’000 employé·es et presque 13’000 étudiant·es.

La Bibliothèque de l’EPFL a souhaité encourager l’utilisation de Zotero en rendant accessible une offre de stockage institutionnel. D’après une enquête réalisée en 2018 par la bibliothèque auprès des chercheur·euses, Zotero est le logiciel de gestion de références bibliographiques le plus utilisé par le public sondé. Plus précisément, 125 des 146 participants à l’enquête (85%) utilisaient un logiciel de gestion bibliographique ; parmi ces 125 utilisateurs, 73 utilisaient déjà Zotero, 55 Mendeley, 5 d’autres outils. Lors des formations aux usager·ères données par la Bibliothèque, ainsi qu’à travers le service de support, le besoin d’avoir une plus grande capacité de stockage a pu être clairement identifié. Des besoins plus spécifiques, pour gérer des bibliothèques de références de groupe dans un laboratoire ont aussi émergé.

Une fois l’intérêt pour cet outil démontré, et dans le but de promouvoir ce logiciel libre et d’encourager son adoption, la Bibliothèque a obtenu que cette licence puisse être prise en charge en centrale par les systèmes d’information de l’École afin de mettre Zotero à disposition de toute la communauté EPFL. Cet investissement peut faire la différence car, d’après notre enquête, la question du coût de stockage (120 USD par année pour un abonnement personnel au stockage illimité) est contraignante pour une partie des répondant·es. L’abonnement institutionnel avec stockage illimité pour l’EPFL, dont le coût annuel d’environ 6’000 USD est calculé fonction de la taille de l’institution (nombre de collaborateur·trices et d’étudiant·es), est très avantageux par rapport à la souscription à de multiples abonnements personnels. En effet à ce jour sont comptabilisés plus de 4450 comptes Zotero enregistrés avec une adresse @epfl.ch, ce qui engendrerait un coût de plus de 500’000 USD si chaque utilisateur·trice avait souscrit individuellement à l’abonnement.

Lors de la mise à disposition du stockage avec l’abonnement institutionnel à la fin de l’année 2020, il y a eu une communication accrue et ciblée auprès des utilisateur·trices Zotero déjà identifié·es et de l’ensemble des publics de la Bibliothèque. Les activités de formation liées à l’utilisation de Zotero ont été adaptées pour communiquer aux participants la possibilité d’obtenir gratuitement le stockage illimité. Toutes les personnes ayant un compte bénéficient donc du stockage illimité. Toutefois, nous n’avons pas pu obtenir des informations plus précises de la part de Zotero, notamment sur le nombre de comptes qui utilisent plus de 300 MB (taille du stockage gratuit fourni par Zotero). Pour obtenir des données plus fines sur l’utilisation de ce service, une enquête auprès des utilisateur·trices devrait être menée. Néanmoins, des données quelque peu anecdotiques ont pu être obtenues grâce à un incident survenu fin 2021, quand le service a été indisponible quelques jours, à cause d’un renouvellement automatique manqué. A ce moment, la Bibliothèque a reçu de nombreux messages de la part des utilisateurs·trices, ce qui indique que l’outil est utilisé régulièrement et quotidiennement.

En conclusion, l’abonnement bénéficie potentiellement à 4450 membres de la communauté EPFL (nombre de comptes créés), ce qui revient à un coût individuel d’un peu plus d’un USD par personne et par année.


Nous espérons que ces retours d’expérience vous auront intéressés, et pourquoi pas inspirés! N’hésitez pas à nous faire part en commentaire de votre propre retour d’expérience, en tant qu’utilisateur ou gestionnaire d’un abonnement Zotero Lab ou Zotero Institution.


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